سخنی با منتخبین دوره هفتم هیات‌مدیره نظام مهندسی ساختمان کشور

محمدرضا محمدیان، رئیس گروه کنترل ساختمان دفتر امور مقررات ملی ساختمان وزارت راه و شهرسازی

در اين بحث به تعريف تغيير روند فعالیت سازمانهای نظام مهندسی ساختمان استانها و چگونگي مديريت و رهبري آنها مي پردازيم. در هر سازماني تواناييهاي بالقوه اي وجود دارد كه مي توان به نحو مطلوبي از آنها در جهت تغيير و ارتقاي عملكرد سازماني بهره برد. موفقيت هر تغيير وتحول تا حدود زيادي به مهارتهاي مديريتي كارگزاران ومسئولین جدیدی بستگي دارد كه فرايندهاي اداره امور را تسهيل و حمايت مي كنند، در ادامه به مراحل و استراتژيهاي مورد نظر در اعمال مديريت وانجام تغيير و چگونگي برخورد با مشکلات خواهیم پرداخت.

مقدمه
در حال حاضر با پيشرفت سريع علم و فن آوري و پيچيده شدن اوضاع سياسي و محيط اجتماعي لزوم اعمال مديريتی همراه با تغيير سازماني در چهارچوب قانون وآئین نامه اجرائی آن اهميّت ويژه اي يافته است. لزوم تغییرات که به آن اشاره شد به دلیل روند رو به رشدی است که در سازمان استان صورت گرفته است بنابراین تغيير در تشکیلات ساختار سازمان مستلزم داشتن دانش ومهارت كافي توسط هیأت مدیره جدید است تا بتواند بهبود و تكامل سازمان به هدف مقصود برساند. رئیس سازمان باید دارای دانش لازم و آگاهي از مجموعه قوانین وشیوه نامه های ابلاغی مربوط به سازمان نظام مهندسی ساختمان باشد تا بتواند با استفاده از فناوري هاي نو، و توانمند سازي کارکنان از طریق آموزش و تطبيق مهارتها و استراتژي ها و ایجاد زمینه های تعهد پذیری وتشویق آنها به استفاده از تفكر خلاق موفقیت لازم را کسب نماید. رئیس سازمان باید از توانائی های فردی وروابط اجتماعی خود وپتانسیل های محیطی وبهره برداری از الگوها ومجموعه تجارب استانهای دیگر وباالهام از تعهد واعتقادات مربوطه در توسعه سازمان تاثیر گذار باشد.اما چرا انجام تغييرات درسازمان ها لازم است؟

در ابتدا لازم است واژۀ laquo;تغيير raquo; را بشناسيم. تغيير به طور كلي انتقال از وضعيت موجود به وضعيتي ديگری که متناسب با شان وجایگاه استان وجامعه مهندسین عضو سازمان باشد. به طور كلي این تغييرات بصورت زیر انجام می شود :

اهداف وبرنامه کلی ونحوه اجرای تغييرات

تغييرات در واقع ، تلاشي هدفمند و سنجيده است كه توسط رئیس سازمان وبا همکاری وهمراهی وهمفکری اعضاء محترم هیئت مدیره و بنا به نياز سازمان در جهت ارتقاي سطح عملكرد سازماني به عمل خواهد آمد. هدف از اين تلاش تبديل وضع موجود به وضع مطلوب است . تفاوت موجود بين اين دو وضعيت نشان دهنده وجود مسئله و مشكلي است كه بايد حل شود و این فرصت و موقعيت که ایجاد شده ودوستان جدید وتوانمند وجوان وخلاق که به عضویت هیئت مدیره در آمده اند بايد از آن بهره برداري نمود. تغييرات مورد اشاره بصورت برنامه ريزي شده وعمدتاً هردومنشاء درون سازماني وبرون سازمانی را شامل می شود و شاید هم از آن بتوان بعنوان تغييرات بنيادي یاد کرد در هر صورت این اقدامات که توسط رئیس سازمان انجام می شود مستلزم مصوبات هیئت مدیره بود که منجر به بازسازي گستردۀ سازمان و اجزاي آن مي شوند. بنظر می رسد موفقیت سازمان استان به وقوع اين تغييرات بنيادي وابسته است.

دلائل اصلی انجام تغییرات

بطور كلي به دو دلیل اساسي در سازمان استان باید تغییرات ساختاری صورت گیرد که عبارتند از:

1.تغييرات درحوزه اجرائی

گردش کار در حوزه اجرائی از زمان دریافت نقشه ها ، کنترل ، تایید یا رد و تخصیص یا ثبت سهمیه ها و وضعیت اجرای شیوه نامه مجریان ذیصلاح، نحوه تکمیل دفترچه اطلاعات ساختمان، تشکیل پرونده ونگهداری آن ، صدور شناسنامه فنی وملکی ساختمان ، نحوه اعمال نظارت های مضاعف سازمان برعملکرد اعضاء ، شرکت در جلسات وکمیسیونهای خارج از سازمان ، همکاری وهماهنگی با دستگاههای اجرائی استان ، هویت بخشی به سازمان ومعرفی نقش وجایگاه آن در ساخت وسازها ، موضوع آموزش ولزوم تهیه تقویم آموزشی ، عملکرد شورای انتظامی استان و وضعیت ونقش گروه های تخصصی در تاثیر گذاری برعملکرد سازمان وغیره.... همه اینها کم وبیش دارای نقایصی است که باید در آنها تغییرات اساسی صورت گیرد.

2.بهره برداری از نرم افزارها و فن آوري­های جدید

امروزه سازمان ها در راستاي انجام وظايف خود، از فناوري ها ونرم افزارهای مشخصي استفاده مي كند كه يكي از مهمترين آنها، فناوري اطلاعات و ارتباطات است. افزایش روز افزون تعداد اعضاء سازمان نظام مهندسی ساختمان در رشته های مختلف ، داشتن ارتباط نزدیک با اعضاء وبهره گیری از مشارکت وتوانمندیها وتجارب آنها می تواند برعملکرد سازمان وشفاف سازی آن وجلب اعتماد اعضاء تاثیرات مثبتی داشته باشد. يكي از عواملي كه بويژه در سالهای اخیر بعضی ازسازمانها استانی از آن بهره برده اند نرم افزاری کردن سیستم اجرائی است .بنابراین ضرورت دارد تا عملکرد سازمان درقالب نرم افزاری تایید شده ومصوب ثبت وضبط گردیده ودرهر مقطع زمانی قابل گزارش گیری وبازنگری باشد.

3.مديريت داخلی سازمان

اعضاء محترم هیئت مدیره ها براین امر واقفند که سازمانها از نظر اداره امور داخلی دارای مشکلات عدیده هستند ودر حقیقت ساختار فعلی بعضی سازمان ازحیث فضا و مکان اداری وتعداد پرسنل ومیزان تحصیلات وتجارب آنها وامکانات اداری این سازمانها که هر ساله گسترش و فعالیت آنها روبه افزایش است، در شان وشخصیت اعضاء نیست وحتی در مقایسه سازمانهای استانی به همین دلائل ازنظر شکلی وحوزه فعالیت قابل مقایسه نیستند. پس لازم است در این خصوص تجدید نظرگردد. بكارگيري سبك هاي مديريتی جدید توسط رئیس سازمان جدید و رهبري آن توسط اعضاء محترم هیئت مدیره سازمان در آماده نگاه داشتن و ترغيب كاركنان براي يادگيري و رشد مستمر و قبول تغيير و همچنين ايجاد شرايط و امكانات مناسب جهت انجام تغييرات سازماني می تواند موثر باشد. یقیناً هیئت مدیره محترم هم به آينده سازمان فكر مي كنند و مقصد را مي شناسند وهمگی دارای اعتماد به نفس کافی براي ايجاد تغييرات در نحوه خدمات سازمان هستند و همچنين براي كمك يا هدايت ديگران در ايجاد تغيير صبر و بردباري به خرج خواهند داد .این تحول نیاز به یک اراده وعزم عمومی در وجود کلیه مجموعه سازمان وارکان آن دارد.

در اينجا لازم است چند نكته جهت موفقيت دررابطه با تغييرات برنامه ريزي شده فوق ، ارائه گردد:

1.نسبت به موقعيتها و افرادي كه نيازمند تغيير هستند، هوشيار باشيم تا جو تغییر همواره بصورت مطلوب پیشرفت کند وبا اطلاع رسانی به اعضاء سازمان ازهمکاری وهمیاری آنها بهره برداری کافی صورت گیرد.
2.درباره تغييرات، در ارتقاء کیفیت ساخت وسازها وآگاهی رسانی به عامه مردم باید برنامه ریزی جدی صورت گیرد.

3. اعضاء محترم هیئت مدیره در این راستا وقت بیشری گذاشته ودر جلسات با دست پر ومطالعه در خصوص دستور کار جلسات حضور پیدا می کنند.

4.شرايط فعلي را با هم بررسي می کنیم وضمن شناخت نقاط قوت وضعف چالش ها را شناسائی و راه هاي جايگزين براي آن را توسعه می دهیم ، وهمواره بدنبال پاسخ این سئوالات هستیم که چه چيزي مي خواهيم ؟و چه موانعي را بايد از سر راه برداريم؟

5.با دقت به موضوعات، مسائل و ايده هايي كه ديگران ارائه مي دهندگوش فرا می دهيم ونظرات مثبت وسازنده را بکار می گیریم.

6. به آينده به عنوان يك آغاز نگاه خواهیم کرد نه به عنوان تكرار وقايع گذشته.

7.موقعیت وشرائط فعلی را می پذیریم اما بصورت ضروری براي آينده برنامه ريزي خواهیم کرد. انرژي خود را صرف فكر بر روي موارد laquo;نقد دیگران وسرزنش همکاران وهمراهان . raquo; نخواهیم کرد.

8.ضمن شناسائی نقاط قوت سازمان برای رفع ضعف ها برنامه ریزی می کنیم.

9.براي كارهايي كه نتوانستیم انجام دهيم توجيه ارائه نمی دهیم.

10. مقاومت در مقابل همدیگر را کنار بگذاریم و به حرف همدیگرگوش یدهيم ، ومطالب را شرح داده و برای حصول نتیجه مطلوب بحث خواهیم کرد.

11. برای سازمان که مسیر تحول وتغییرات را طی می کند افقی روشن طراحی خواهیم کرد تا در محموعه سازمان انگیزه رسیدن به آن افق ایجاد گردد.

اهداف وبرنامه های تفصیلی انجام تغييرات در سازمان

معمولاً رئیس سازمان بااستفاده از کلیه عوامل وامکاناتی که در اختیار دارد (شامل : مجموعه وسيعي از اجزاي سازماني )می تواند اداره امور جاری واجرای مصوبات هیئت مدیره را پیگیری نماید و تغییراتی که در عملکرد سازمان باید صورت گیرد عبارتند از:

توجیه پرسنل نسبت به مأموريت و اهداف جديد

به روزرساني مكانيزم گردش کارها و ایجاد هماهنگي در اداره امور سازمان

بهبود خدمات و تسهيل و تسريع درروند جاری ورفع نقایص موجود درحین كار

به روزرساني میزان اطلاعات شغلي کارکنان بصورت فردي و گروهي.

تبيين آئین نامه ها ونظام نامه های داخلی با نگاه به عملياتي شدن تغییرات جدید.

اطلاع رسانی شفاف وروشن سازي عملکرد ها و ايجاد باورها و معرفی ارزشهای سازمان.

انجام تغییرات در نحوه گزينش و استخدام افراد وبازنگری در عملکرد پرسنل فعلی.

ایجاد زمینه های آموزش کارکنان با هدف ارتقاء دانش و مهارت آنها ازطریق هماهنگی با سازمانهای نظام مهندسی سایر استانها.

بازنگری در حقوق دریافتی پرسنل وتلاش در جهت ارتقاء سطح زندگي آنها

برنامه ریزی گسترده در زمینه ایجاد امکانات رفاهی برای اعضاء سازمان وخانواده های آنها.

ارتقاء کیفیت خدمات سازمان وبهبود بهره وري آن

اما اجرای برنامه ها مستلزم شرائط زیر است :
1. اعضاء هیئت مدیره در اداره امور سازمان به یک خرد جمعی وتفکر واحد برسند.
2. اعضاء محترم هیئت مدیره براین امر واقفند که اداره امور سازمان به شکل فعلی وشرايط موجود دارای مشکلات عدیده ای است وانجام تغییرات می تواند با وارد کردن شوک برپیکر سازمان روند فعالیت هارا بهبودبخشد که این موضوع جزء انتظارات اعضاء سازمان نظام مهندسی ساختمان استان است.
3. بنظرمی رسد که اعضاء محترم هیئت مدیره باید در طی مدت تصدی رئیس جدید سازمان يك سيستم يا راهبردی که شامل نظارت مستقیم درعملکرد رئیس سازمان در نظر بگیرند تا میزان بهبود کیفیت خدمات در فاصله بين شرايط فعلي و آينده اندازه گیری شود.
4. اعضاء محترم هیئت مدیره باید در تامین منابع مورد نياز براي دستيابي به نتايج واقعي و دست يافتني رئیس جدید را یاری نمایند.